Oder: Keep calm bei To-do-Listen!
Ja, wo fängt man am besten an, wenn die To-do-Liste ständig wächst? Wenn neue Zeitfenster hinzukommen, wichtige Deadlines beachtet werden müssen und sich nonstop weitere Aufgaben einfinden, obwohl die alten noch gar nicht abgearbeitet wurden?
Einige To-do-Listen lassen sich durchaus ein bisschen mit einem Wasserrohrbruch vergleichen, hält man mit einem Finger die durchlässige Stelle zu, kommen auf einmal weitere Lecks hinzu… Am Ende hat man aber nur zwei Hände, der Kopf schwirrt und man würde sich am liebsten in Streufokussierung üben – ein bisschen im Netz stöbern und erst einmal ganz in Ruhe einen Kaffee trinken!
Davon löst sich das Problem aber nicht, außer, dass uns der mit den aufgeschobenen Aufgaben steigende Koffein-Pegel zusätzlich nur noch nervöser macht 😉
Also: Ärmel hochkrempeln und die Aufgabe beherzt angehen 😊 …
Vielleicht kommt Dir das oben beschriebene Szenario ein bisschen bekannt vor? Wenn sich die Aufgaben auf einmal bündeln und man im Prinzip auf sämtlichen Kanälen am besten parallel etwas zu tun hat…
Dabei ist die To-do-Liste doch schon so unglaublich lang und man hat täglich damit zu tun, irgendwie den Überblick zu behalten und sich nicht zu verzetteln… Doch Zettel können in diesem Fall überaus hilfreich sein!
Ich möchte heute in meinem Blog ein wenig über Kanban zu schreiben. Kanban ist das japanische Wort für „Signalkarte“ und beschreibt eine interessante und hocheffiziente Arbeitsweise für innovative Teams und Solopreneure!
Auch Solopreneure arbeiten hin und wieder im Team – nämlich immer dann, wenn für einzelne Projekte Experten hinzugezogen werden. Zum Beispiel für die Erstellung des Jahresabschlusses. 😉
Ursprünglich für die flexiblere Steuerung von Produktionsprozessen in der Autoindustrie entwickelt, kann Kanban uns auch bei der Bewältigung unserer ganz alltäglichen Arbeitsprozesse hilfreich zur Seite stehen! Mit Kanban sind wir nämlich in der Lage, Projektabläufe sowie Aufgaben zu visualisieren und können zudem eventuelle Engpässe bereits im Vorfeld erkennen – und gekonnt wie elegant gegensteuern!
Das große Ganze
Was auf den ersten Blick kompliziert klingen mag, ist jedoch genial einfach, denn Kanban ist im Grunde genommen eine Art To-do-Liste in Tabellenform. Mit Kanban arbeiten wir uns nicht einzeln stur linear von Tag zu Tag, sondern sind in der Lage, das große Ganze im Auge zu behalten!
Faszinierend hierbei ist, dass Du mit Kanban absolut effizient im Team arbeiten und die linke Hand sozusagen weiß, was die rechte Hand bearbeitet und wo anschließend nahtlos angeknüpft werden kann! Einfacher ausgedrückt: Mit der Methode Kanban koordinierst du Zusammenarbeit!
Hierfür werden sämtliche, zu erledigende Arbeiten in ein sogenanntes Kanban Board eingepflegt, welches den perfekten Überblick über Entwicklung und Fortschritt von sämtlichen, zu erledigenden Aufgaben ermöglicht! Kanban ist somit ein „Must have“ in Sachen Projektmanagement für Arbeitsgruppen!
Vorteile
In Bearbeitung – mithilfe des Boards erhältst Du stets einen guten Überblick über parallel stattfindende Arbeitsvorgänge und erkennst auf einen Blick, was gerade bearbeitet wird!
Erkennen von Engpässen – aufgrund der hervorragenden Übersichtlichkeit der Arbeitsvorgänge bist Du in der Lage, Engpässe aufzuspüren und die Leistungsfähigkeit des Teams immens zu verbessern.
Und nicht zuletzt das Teamwork: Durch Kanban können sich auch Remote-Teams untereinander vernetzen (Kanban digital). Es schafft zudem echte Zufriedenheit, wenn alle an einem Strang ziehen und man spätestens zum Feierabend eine Aufgabe auf „Erledigt“ setzt, an der alle erfolgreich mitgearbeitet haben.
Nachteile
Keine bekannt!
Aufbau eines Kanban-Boards
Das Kanban Board wird in mehrere Spalten (auch „Lanes“ genannt) eingeteilt, jede Spalte steht für einen bestimmten Arbeitsschritt im Projekt (oder auf der Agenda). Die Aufteilung des Boards beruht auf dem jeweiligen Status der Bearbeitung.
- Offen (oder „to-do“): Welche Aufgaben hat das Team zu erledigen?
- In Arbeit (oder „in progress“): An welchen Aufgaben wird bereits gearbeitet?
- In Warteschleife (oder „on hold“: Welche Aufgaben befinden sich (z. B. wegen Feedbackanfragen oder ausstehender Rückmeldung) in Warteposition?
- Erledigt (oder „done“): Was hat das Team fertiggestellt?
Dies sind jedoch nur die „Grundpfeiler“, denn natürlich kannst Du weitere Lanes hinzufügen; maßgebend für eine passende Unterteilung ist, dass diese auf Dein Team Deine Experten und deren Arbeitsabläufe abgestimmt wird.
Die einzelnen Aufgaben werden anschließend als „Signalkärtchen“ (Post-it) oder digital festgehalten und dokumentiert. Hierbei wird nach Priorität der einzelnen Aufgaben geschaut und diese quasi hierarchisch angeordnet.
Die wichtigsten Aufgaben kommen immer nach oben; was noch ein wenig mehr Zeit haben darf, wird weiter unten angesiedelt.
Um nun mit dem Bearbeiten der Aufgaben vom Kanban Board zu beginnen, ist es sehr hilfreich, dass für jede Aufgabe alle entsprechenden Informationen vorliegen. Stehen noch Rückfragen aus, kann die Aufgabe beispielsweise in eine hierfür geschaffene Warteschleife gelegt werden.
Hilfreich ist in jedem Fall, dass ein Team über ein gemeinsames Verständnis für Aufgabe und Arbeitsergebnis verfügt, um möglichst einander ergänzend (Hand in Hand) arbeiten zu können.
Umfang der Aufgabe
Idealerweise lassen sich Aufgaben innerhalb eines Tages erfolgreich bearbeiten und zu einem guten Abschluss bringen – doch nicht jede Aufgabe kann in diesem Zeitrahmen (oder von nur einem Teammitarbeiter) erledigt werden!
Manchmal bedarf es durchaus mehrerer Schritte (und mehrerer Mitarbeiter), um eine Aufgabe zu einem guten Ergebnis zu bringen. Auch hierfür kann eine eigene Lane geschaffen werden.
Das Ziel von Kanban ist, parallele Arbeiten zu minimieren, doppelte Arbeiten zu vermeiden, Engpässe zu entdecken sowie Verantwortlichkeit und Selbstorganisation zu stärken – plus das gute Gefühl zu generieren, dass man gemeinsam (als Team) seine Projekte zu einem erfolgreichen Abschluss bringt – und was geschafft hat.
Zudem kann man am Nachmittag/ Abend in Lane „done“ sehen, was man tagsüber so alles geleistet hat! Sie erhalten einen hervorragenden Überblick über Ihre Ergebnisse und sehen buchstäblich die Früchte Ihrer Arbeit – was die analoge Form von Kanban sehr attraktiv macht…
Analog versus digital?
Möchtest Du Kanban ausprobieren, so hast Du hierfür zwei Optionen. Zum einen kannst Du ganz klassisch mit „Post-it“-Haftnotizen und Kreppband (für die Lanes) arbeiten, oder auf entsprechende Software zurückgreifen, um Dein Kanban Board zu erstellen! Hervorragende Tools bieten Dir unter anderem
Trello – eine sehr einfache und intuitiv zu bedienende Software für kleinere Teams! Trello ist kostenfrei und somit ideal, um Kanban erst einmal kennenzulernen und erste Schritte auszuprobieren.
Im Hause Microsoft wurde Planner entwickelt, um Ihnen das Projektmanagement zu erleichtern! Mit der Software können Sie Aufgaben erstellen, Deadlines setzen, organisieren, etc.
Die Excel-Enthusiasten unter Ihnen werden bestimmt an Smartsheet Gefallen finden, denn diese Software basiert auf Excel Sheets und kommt mit den entsprechenden Kanban Boards im gleichen Stil daher!
Größere Teams mit umfangreichen Projekten finden mit Jira eine erstklassige Möglichkeit, ihre extensiven Kanban Boards zu erstellen.
Kanban Boards in Teams integrieren
Wenn Dir die Idee gefällt und Du Kanban in den täglichen Workflow Deines Teams einbauen möchten, setze hierzu am besten ein Meeting an, um die Idee vorzustellen! Zunächst einmal gilt es, den Workflow zu definieren und zu überlegen, in welche Arbeitsschritte das Kanban Board unterteilt werden kann.
Zu Beginn und für den Einstieg ist möglicherweise eine einfache Aufteilung ausreichend, also die klassischen Punkte: „To-do“ – „in Bearbeitung“ – „Erledigt“. Im Meeting werden dem Team bestimmt noch einige Zwischenschritte einfallen, die in der Einteilung Platz finden.
So ein Kanban Board braucht ja auch erst einmal einen Anfang und gewinnt mit der Zeit und in der Praxis an Reife, um immer weiter ausgefeilt zu werden und den Workflow stetig zu verbessern.
Regelmäßige Meetings
Es ist in jedem Fall lohnenswert und überaus wichtig, sich zu Kanban regelmäßig in Meetings einzufinden, beispielsweise um anstehende Aufgaben zu besprechen – aber auch um bereits fertig bearbeitete Aufgaben im Team anzuschauen und zu reflektieren.
Was war gut? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Und wo kann das Team sagen: „Ja! Das war perfekt!“… Um wirklich erfolgreich mit Kanban zu arbeiten, bedarf es dem Dialog und einem gemeinsamen Verständnis, welches sich am besten in Meetings entwickelt.
Beginnen – und stets optimieren!
Initiieren – in Gang bringen, dabei stets den Optimierungsgedanken verfolgen! Also Ärmel hoch krempeln und loslegen! Das Kanban Bord sollte nun das Werkzeug zur Organisation sämtlicher zu erledigender Aufgaben sein. Es steht für sich und macht jede gängige To-do-Liste überflüssig; alles, was gearbeitet, bearbeitet oder abgearbeitet wird, läuft über das Kanban Board.
Ein weiterer Vorteil: Nichts bleibt mehr liegen! Fällt etwa ein Kollege wegen Urlaub oder Krankheit aus, kann von einem weiteren Kollegen die Aufgabe einfach und meist unkompliziert übernommen werden – und an das Zwischenergebnis nahtlos angeknüpft werden.
Vielleicht gibt es gerade in der Einführungsphase noch ein paar kleine Handicaps, beispielsweise wenn es darum geht, die Aufgaben richtig zu formulieren oder die Feststellung der Gegebenheit, dass doch noch mehrere Zwischenschritte – also weitere Lanes – nötig sind. Hierbei helfen Dir gemeinsamen Austauschrunden, denn so kannst Du immer wieder evaluieren, wo noch Optimierungsbedarf besteht.
Und schließlich: Den Workflow genießen!
Sicherlich wird es immer ein Quäntchen Zeit brauchen, um die Kanban Methode zu etablieren, doch wenn erst einmal alles „rund läuft“, wirst Du Dich fragen: „Wie habe ich das eigentlich vorher gemacht?“ Wer Kanban einmal angewendet hat, wird es nicht mehr missen wollen, denn es hält so viele positive Nebeneffekte bereit!
- Es fördert Verantwortungsbewusstsein und Selbstorganisation des Teams/Expertenrunde; man ist bereit, sich Gedanken zu machen und optimal in die Arbeit einzubringen.
- Man arbeitet effizienter, mit mehr Spaß! Man stimmt sich aufeinander ab und kann auf diese Weise doppelte Arbeiten vermeiden.
- Nichts bleibt mehr liegen – Kanban gibt somit das gute Gefühl, an alles gedacht zu haben (und lässt Dich ruhiger schlafen!)
Kleine Feinheiten
Natürlich lässt sich der Faden immer weiter fortspinnen – so kann man beispielsweise jedem Teammitglied eine eigene Post-it-Farbe zuteilen. Auf diese Weise wird auf einen Blick ersichtlich, wer gerade an welcher Aufgabe arbeitet; das Team kann die Fortschritte sehen – aber auch erkennen, wenn der Workflow irgendwo ins Stocken gerät, etwa, weil ein Kollege oder eine Kollegin beispielsweise bei einer Aufgabe Unterstützung braucht.
Parallel hierzu lässt sich erkennen, wer gerade etwas Leerlauf hat und helfen kann. Im Endeffekt wird jedes Arbeitsteam seine individuelle Performance entwickeln und auf diese Weise immer mehr zum „eingespielten Team“ avancieren!
Zusammenfassend
Kanban Boards bieten sowohl Teams als auch Solopreneuren ein äußerst cleveres Werkzeug, um sämtliche zu erledigenden Aufgaben innerhalb der Arbeitsgruppen (oder für Dich allein) zu koordinieren.
Hinzukommt, dass ein Kanban Board die Selbstorganisation steigert, es verschafft den perfekten Überblick, entdeckt Engpässe, verhindert doppelte Arbeiten, setzt den Fokus auf Prioritäten und gibt jedem Teammitglied das hervorragende Gefühl, wirklich etwas geschafft zu haben – und zum gemeinsamen Gelingen des Projekts beigetragen zu haben!
Zu guter Letzt
An diesen trüben Herbsttagen kann es durchaus Abwechslung und etwas frischen Wind in den Arbeitsalltag bringen, wenn Du etwas Neues ausprobierst und vielleicht auch durch die Arbeit mit den bunten Zetteln ein bisschen mehr Farbe in das graue Einerlei des Novembers bringst.
Einfach mal etwas Neues wagen und dabei gleichzeitig den Workflow optimieren – im Prinzip kann man hierbei nur gewinnen!
😊