Entspannt alle Dinge erledigen
Wer stets eine ganze Armada von Dingen zu erledigen hat, gerät oftmals in Stress und verliert den Überblick.
Gerade Menschen in Wissensberufen müssen jeden Tag zig Aufgaben und Projekte meistern und ständig kommt noch Neues hinzu. Man versucht, alles Wichtige im „Hinterköpfchen“ zu behalten und sammelt auf diese Weise ganz viel Datenballast in seinem Kopf an. Festplatte überfüllt!
Am Ende weiß man dann gar nicht mehr, wo einem der Kopf steht und was man überhaupt wollte … Das Gehirn arbeitet nämlich im Hintergrund unermüdlich an den Lösungen aller Aufgaben, auch wenn einige von ihnen jetzt gerade nicht anstehen.
Und wenn man gerade in einer Aufgabe steckt, kann es sein, dass auch wieder hier das Gehirn sich meldet, ablenkt mit „Du musst noch …“ und gleichzeitig ungebeten mit Lösungsmöglichkeiten von anderen Aufgaben drangsaliert, so dass man am Ende kaum „etwas gebacken bekommt“.
Innerlich wird man immer aufgewühlter und sieht nur noch den Berg an Erledigungen vor sich, welcher schnell die Ausmaße eines Mount Everest annimmt und kein bisschen kleiner zu werden scheint …
Wie die Oberfläche eines Sees
Nehmen wir als Beispiel die Oberfläche eines klaren Sees. Geht kein nennenswerter Wind, so bleibt die Oberfläche ruhig. Vielleicht fällt ab und zu mal ein Blatt in den See und erzeugt dabei kleine und gleichmäßigen Schallwellen, jedoch bleibt das Wasser dabei klar, der Grund des Sees ist immer noch sichtbar.
Übertragen wir diese Metapher auf unsere Aufgaben, bedeutet dies, wir haben den Überblick. In der Ruhe liegt die Kraft, wir sind unseren Aufgaben gewachsen, selbst wenn wir viel zu tun haben.
Vielleicht ist es am Ende auch gar nicht so schlimm, wenn eine Aufgabe unerledigt bleibt oder erst am nächsten Tag bearbeitet wird, das aber erkennt man nur dann, wenn man bei all seinen Tätigkeiten ruhig und gelassen bleibt.
Wenn nun ein Sturm die Oberfläche unseres Sees aufwirbelt und damit Sediment, Sand oder Algen an die Oberfläche spült, so wird das Wasser trüb und wir können kaum noch den Grund des Sees sehen. Wir verlieren den Überblick.
Schlagen wir zudem noch mit einem Holzstab auf die Wasseroberfläche, so sehen wir überhaupt nichts mehr vom Grund und wirbeln unnötig alles nur noch zusätzlich auf.
In diesem aufgewühlten Zustand wird es nun sehr schwer werden, unseren Berg an Aufgaben adäquat zu erledigen, unsere Gedanken springen hin und her und können kaum noch auf ein Ziel und dessen Erledigung fokussieren.
Auf diese Weise passieren Fehler, die wiederum weitere Fehler mit sich ziehen können und deren Korrektur am Ende mehr Kraft und Zeit kosten können, als das Erledigen der eigentlichen Aufgaben selbst.
Nun sind wir Menschen gefühlvolle Wesen und mit einem großen Spektrum an Emotionen ausgestattet, der eine mehr, der andere weniger. Manche Menschen haben buchstäblich „die Ruhe weg“, sind gut organisiert und erledigen alle anfallenden Aufgaben mit einer stoischen Ruhe, auch wenn der Terminkalender überquillt.
Andere Menschen wiederum sind Temperamentsbündel, fühlen sich von den anfallenden Aufgaben regelrecht „angefallen“ und fahren schneller aus der Haut, wenn etwas nicht so klappt, wie man es sich vorgestellt hat.
Schnell bringt man dann auch mal die Emotionen einer vorangegangenen (stressigen) Aufgabe in die nächste Aufgabe mit ein, steht noch völlig unter Strom und reagiert beispielsweise auf eine harmlose kleine E-Mail völlig übertrieben.
Eine Kundin stellt eine einfache freundliche Anfrage und erkundigt sich nach ihrem Auftrag, wann zum Beispiel ihr Auto fertig ist und sie es abholen kann – und man selbst bekommt es in den falschen Hals und hat das Gefühl, jetzt Berge versetzen zu müssen und reagiert entsprechend unangemessen. Im schlimmsten Fall ist man seine Kundin künftig los …
Um Aufgaben angemessen zu erledigen und gleichzeitig den Alltag drumherum zu meistern, braucht es in unserer immer schnelllebigeren Zeit ein System.
An dieser Stelle möchte ich Dir gerne die GTD-Methode nach David Allen vorstellen, mit der viele Menschen (mich eingenommen) bereits sehr erfolgreich arbeiten und immer noch ausreichend Zeit für die eigenen Belange finden.
GTD – „Getting things done“ – Dinge erledigen. Eine ganz einfache Methode ist die klassische „To-do-Liste“ und im Prinzip läuft es (mit ein paar Modifizierungen) auch darauf hinaus.
Mit GTD erstellst Du übersichtliche Listen mit Deinen Aufgaben – und in welchen Schritten und in welchem Zeitrahmen du diese umsetzt. Wichtig ist, dass du hierbei realistisch bleibst.
Auf diese Weise schaffst Du Dir die Zeiträume, die Du brauchst, um Dein tägliches Pensum an Aufgaben zu erledigen. Gleichzeitig ermöglicht uns GTD, mehr Zeit im Leben für die privaten Dinge zu haben, denn wir gehen „mit Methode“ vor.
Was wollte ich doch gleich?
„Oh je, das hatte ich ja gar nicht mehr auf dem Schirm … “ Unser Gehirn ist nicht einfach nur voluminös, es macht uns auch zu kreativen und genialen Denkern.
Denken wir nur an die monumentalen Bauwerke aus der Antike, jedem Gebäude ging zuvor ein genialer Gedanke voraus. Wir Menschen haben unglaubliche Dinge erdacht und geschaffen – was aber auch gerne mal in Vergessenheit gerät … und hier liegt der Knackpunkt: Unser Gehirn ist vergesslich, es verwirft und filtert aus.
Sind wir erst einmal im Flow, klappt alles wie am Schnürchen. Funken aber eine oder zwei Kleinigkeiten dazwischen, kommen wir unter Umständen komplett aus dem Takt.
Stell Dir vor, Du arbeitest gerade an einem wichtigen und etwas komplizierten Kundenauftrag oder Fall. Die Arbeit geht jedoch leicht von der Hand und macht Spaß. Du bist mittendrin und nur minimal davon entfernt, eine wahrlich knifflige Situation zu entwirren…
… da kommt ein Bekannter rein und möchte etwas Wichtiges wissen, gleichzeitig klingelt das Telefon und deine Assistentin ist dran – der neue Kunde kommt in ein paar Stunden und möchte gerne den Betrieb kennenlernen …
Natürlich hilft man dem Bekannten gerne weiter und natürlich vereinbart man einen Termin mit dem potentiellen Kunden … Ja und schon ist man aus seiner Aufgabe komplett raus und muss sich wieder neu einfinden …
„Was wollte ich doch gleich?“ Die Lösung ist schlimmstenfalls weg, der Gedanke ist weg, man muss sich erneut das Hirn zermartern.
Gedankensalat
Ich vermute mal, dass viele von Euch diesen Gedankensalat bestens selber kennen und eventuell auch fürchten. Was aber kann man tun, um dieses Chaos zu entwirren? Schlagen wir wieder einen Bogen zu GTD:
GDT ist ein sehr einfaches und dennoch mächtiges System, welches uns hilft, sämtliche Kontrolle über unseren Alltag (mit allen Aufgaben) wiederzuerlangen und zu behalten. Es ist recht einfach in der Handhabung und schenkt uns dabei kostbare Zeit. Deine künftigen Werkzeuge?
- Sammele alles, was ansteht und Deine Aufmerksamkeit benötigt. Sammele dies aber nicht in Deinem Kopf als kursierenden Gedankenwust, sondern schreibe es erst einmal in Form einer Liste auf – entweder zu Papier gebracht oder digital angelegt.
- Verarbeite bei jeder Aufgabe, worum es genau geht und wie du diese Aufgabe bearbeiten müsstest, um sie ordentlich zu erledigen. Kalkuliere am besten auch die Zeit ein, welche Du hierfür benötigen wirst. Brauchst Du dann tatsächlich doch etwas weniger Zeit, umso besser 🙂
- Organisiere Deine Aufgaben und ordne sie nach einem entsprechenden Zeitrahmen an. Wofür hast Du eine Woche oder länger Zeit? Was ist täglich zu tun? Welche Zeittermine hast Du? Ein Wochenplan kann hier sehr hilfreich sein.
- Kontrolliere regelmäßig, was wann wo ansteht. Hake ab, was Du bereits geschafft hast und überprüfe, was als nächstes an der Reihe ist.
- Erledige Deine nächste Aufgabe instant – direkt und ohne Umschweife 🙂 Lass Dich nach Möglichkeit nicht ablenken.
Das ist schon das ganze Geheimnis von GTD. Mit dieser Methode sorgst Du für Überblick und Ruhe und kannst deine Auszeiten künftig ganz anders genießen. Denn Du siehst auf einen Blick, was Du bereits geschafft hast und was noch vor Dir liegt.
Die Oberfläche „Deines Sees“ bleibt also klar, Du kannst bis auf den Grund schauen und verzettelst Dich künftig nicht mehr.
GTD näher betrachtet
Befassen wir uns etwas genauer mit den Arbeitsschritten und beginnen wir mit dem Sammeln und Notieren.
Notieren, um den Kopf frei zu bekommen
Praktisch ist es immer ein Notizbüchlein einzustecken, denn viele Dinge können uns auch immer mal zwischendurch einfallen. Bestens geeignet für solche Notizen ist auch das Smartphone. Dieses haben wir ohnehin immer dabei. 😉
Dort notierst Du alle Aufgaben, aber auch Ideen/Geistesblitze, denn eine vergessene Idee kommt meist nicht wieder und verpufft am Ende ungenutzt – dabei hätte sie durchaus genial werden können.
Alles, was wir uns notieren, müssen wir zudem nicht mehr im Kopf behalten und können uns somit ganz auf die Erledigung unserer Aufgaben konzentrieren.
Unsere Sammlung ist unser persönliches Posteingangskörbchen, unser Auffangbecken für Aufgaben, aber auch für Ideen und Skribbeleien, die später wichtig werden (könnten).
Manche kreativen Ideen kommen in der Kaffeepause und verschwinden mit dem letzten Schluck Kaffee aus der Tasse im Nirvana – ja schade! … Unbedingt notieren!
Beim Sammeln geht es im Prinzip um einen Platz, an dem alles zusammengetragen wird, was wichtig ist – um es jederzeit schnell und sicher wiederzufinden – „in Stein gemeißelt“ und nicht in einer hinteren Hirnwindung verloren gegangen.
Wenn Dir also zwischendurch einfällt, dass du noch unbedingt auf den letzten Drücker eine Rechnung bezahlen musst, dann notiere Dir das umgehend – auf diese Weise hast du nämlich den Kopf wieder frei für deine aktuelle Aufgabe und musst nicht versuchen, Dir dies zu merken.
Check-Point
Checke Deine Notizen regelmäßig und halte alles stets aktuell.
Bereits erledigte Aufgaben kannst Du entfernen und zum Beispiel in einen Ordner mit dem Label „erledigt“ verschieben. Somit musst Du nicht erst lange suchen, was als nächstes ansteht, sondern findest schnell zu Deinen aktuellen Aufgaben.
Ein guter Zeitpunkt, um Deine Sammlung aufzuräumen, ist beispielsweise einmal wöchentlich zum Wochenende hin. Schaue in Deine Notizen und vergewissere Dich genau, worum es geht.
Muss der Notiz eine Aktion folgen und wie lange wird es circa dauern? Lautet die Notiz „Omas Geburtstag am Freitag“, dann weißt Du, dass Du noch frische Blumen besorgen musst.
Notiere Dir das. Wann hast Du hierfür Zeit? Ah, Donnerstag – da bist Du bei einem Kunden vor Ort und in diesem Bezirk gibt es einen wunderschönen Blumenladen, an dem Du schon x-mal vorbeigangen bist und das Schaufenster bewundert hast.
Passt – notiert! Zeit? Ca. 15 Minuten …
Hast Du zu Donnerstag den Blumenstrauß oder ein schönes Gesteck besorgt, so ist dies erledigt, Du kannst ein Häkchen setzen und die Aufgabe dann beim wöchentlichen Aufräumen als „erledigt“ labeln.
Die Zeit im Auge behalten – Aufgaben, die Du schnell erledigen kannst, z.B. Telefonate führen, setzt Du auf eine extra Telefonliste, mit Datum versehen, bis wann Du wo angerufen haben musst.
Telefonate sind in der Regel schnell abgearbeitet, wenn man nicht gerade in einer Warteschleife hängt. Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, sind Projekte, hierzu kommen wir gleich.
Gut organisiert
Organisation – pflege Dein „Post-Eingangskörbchen“ und verschiebe die entsprechenden Aufgaben an die richtigen Stellen.
Die meisten herkömmlichen To-do-Listen machen keinen Unterschied zwischen den Zeiten, also wann eine Aufgabe erledigt sein muss und wieviel Zeit sie benötigt, was zu erneuter Wirrnis führen kann. Also braucht es System.
Wenn Aufgaben über Telefonate oder das Bezahlen von Rechnungen hinausgehen und mehrere Schritte benötigen, so handelt es sich um ein „Projekt“. Lege hierfür eine Projektliste an und nimm Dir die Zeit, die einzelnen Schritte zur Fertigstellung dieses Projektes kurz auszuarbeiten.
Ein Projekt kann z.B. sein „Wohnung renovieren“ oder „Reise buchen“, wenn man nicht pauschal bucht, sondern sich seine Route individuell zusammenstellt. Bleiben wir bei der Reise.
- Wo möchte ich hin?
- Wer kommt alles mit?
- Wo kommen wir unter?
- Wie kommen wir dahin?
- Wann gehen die entsprechenden Flüge?
- Wie kommen wir rechtzeitig zum Flughafen?
- Wird womöglich vorher noch eine Nacht im Hotel benötigt?
- Wie kommen wir vom Airport zur Unterkunft?
- Wo buchen wir einen Mietwagen?
- Gibt es dort ein gutes ÖPNV-Netz?
- Wo können wir Lebensmittel kaufen?
- Wo gibt es dort für alle Fälle einen Arzt sowie einen Kinderarzt oder Zahnarzt?
- Was möchten wir uns alles ansehen?
- Was für Wanderungen wollen wir unternehmen?
- Sind unsere Pässe noch aktuell?
- Haben wir eine Reiseversicherung?
- Brauchen wir eine Auslandskrankenversicherung?
Und und und …
„Reise buchen“ – das sind zwei einfache und schnell notierte Worte. Die ganze Serie an Aufgaben jedoch, welche damit verbunden sind, können durchaus einen ganzen Tag in Anspruch nehmen 🙂 Eine Reise zu buchen ist somit ein Projekt, also immer ausreichend Zeit mit einplanen.
Erledigt!
Ärmel hochkrempeln und anfassen, einfach machen – getting things done 🙂
Der Bügelberg im Schlafzimmer wird nicht weniger, wenn ich darüber sinniere, wie wenig ich doch Bügeln eigentlich leiden kann, das kümmert die knittrige Wäsche kein bisschen, sie bleibt gleichmütig zerknittert und denkt nicht daran, sich von selber zu bügeln, auch morgen und übermorgen nicht. Irgendwann dann ist der Schrank leer …
Sicher könnte ich die Arbeit delegieren und eine Bügelfee engagieren, denn auch das gehört zum Feld der Erledigung. Ich muss nicht alles selber machen, sondern kann mich auch darum kümmern, dass Aufgaben erledigt werden, denn am Ende zählt, dass die Aufgabe erledigt wurde und ein Häkchen bekommt. Wieder was geschafft!
Ideen?
Deine netten Sitznachbarn in der S-Bahn kommen aus Spanien, Du verstehst kein Wort und lauschst dennoch gebannt der Phonetik dieser schönen Sprache. Du hast schon immer einmal vorgehabt, Spanisch zu lernen, diesen Wunsch aber immer wieder vergessen? Notiere ihn dir dieses Mal …
Schaffe Dir in deinem GTD einen Platz für alle Ideen und Vorhaben, die als Geistesblitz, also als Impuls für eine Idee entstanden sind. Du wirst dieses zwar jetzt nicht auf der Stelle angehen, aber doch in Zukunft – wenn Du es nicht wieder vergisst!
Notiere Dir also auch alles, was keine unmittelbare Aktion erfordert, aber doch in Deine Zukunft mit einfließen soll. Beispielsweise das Erlernen einer Fremdsprache, das Ziehen des eigenen Kräutergartens auf der Küchenfensterbank, der Salsa-Kurs – oder welche Bücher Du unbedingt lesen möchtest …
Auf diese Weise trage ich übrigens auch die Ideen für meinen Blog zusammen. 😊
Der altbewährte Terminkalender
Auch der klassische Terminkalender ist Teil von GTD und funktioniert hervorragend als Gedächtnisstütze für Dinge, die von Uhrzeiten abhängig sind, wie Arzttermine, Meetings mit Kunden oder Klienten, Elternabende (wenn Sie eine Familie haben), Theaterbesuche – alles, was zu festen Uhrzeiten stattfindet.
Um diese festen Termine baust Du dann die Aufgaben, die lediglich eine Deadline haben und ansonsten an keine festen Zeiten gebunden sind, elegant drumherum 🙂
Während der eine gerne auf Papier notiert, tippt der andere lieber auf elektronischem Weg in das entsprechende Gerät. Papier hat sicher den Vorteil, dass weder Strom noch Gerät nötig sind, man braucht lediglich ein Schreibgerät in Form eines Stiftes, um sich seine Notizen zu machen.
Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich jedoch sagen, dass mir persönlich GTD auf elektronischem Wege am effizientesten scheint. Auch wenn man seine Aufgaben sowie Geistesblitze und Ideen erst einmal klassisch in ein Notizbüchlein schreibt, so empfiehlt es sich durchaus, diese später in ein elektronisches Medium zu übertragen.
Auf diese Weise kann man ganze Aufgabenketten erfassen, die sich eventuell aus einer einzigen Aufgabe ergeben können – und in die richtige Reihenfolge gebracht werden müssen, um sie effektiv und sinnvoll abzuarbeiten.
Unterstützung bietet hierfür speziell entwickelte Software. Wenn Du im App Store gezielt danach suchst, findest Du gleich mehrere GTD-Apps. Ausprobieren lohnt sich!
Auch ich habe für heute noch einige Aufgaben auf dem Schirm und freue mich schon darauf, sie zu erledigen. Gerade wenn man nicht im handwerklichen oder künstlerischen Bereich arbeitet und abends kein physisches Produkt in den Händen hält, so kann man auch anhand von GTD sehen, was man über den Tag so alles geschafft und zu einem guten Abschluss gebracht hat. Ich gebe zu, das erfüllt schon mit Stolz. 🙂
